Um ecrã ou uma bateria genéricos são intercambiáveis com qualquer outro do mesmo modelo, mas um smartphone recondicionado não é: cada unidade tem a sua própria história, o seu próprio IMEI e o seu próprio estado de desgaste, sendo essencial saber exatamente que unidade física foi vendida a que cliente. O rastreamento de números de série do Fixh IT regista cada unidade em stock com o seu próprio número de série e, quando disponível, o seu IMEI, acompanhando-a por todo o seu percurso no armazém até ser vendida, usada numa reparação ou transferida entre lojas.
Porque é importante para um centro de assistência
Na gestão de inventário de reparações de um centro que também trata dispositivos recondicionados, saber que "há cinco iPhone 12 disponíveis" não basta: é preciso saber que iPhone 12 concreto, com que IMEI, foi vendido a um determinado cliente num determinado dia, para poder gerir corretamente um futuro pedido de garantia sem ambiguidade. O mesmo se aplica a peças de elevado valor ou cobertas pela garantia do fabricante, em que é preciso provar exatamente que unidade foi instalada durante uma reparação. Sem rastreamento de série, um centro de assistência arrisca-se a não conseguir determinar com certeza a que exemplar físico corresponde uma venda ou uma intervenção, complicando qualquer gestão de devolução, garantia ou reclamação.
Como funciona na prática
O rastreamento de série é ativado ao nível de cada produto individual do catálogo: uma vez ativado, cada unidade desse produto no armazém deve ter o seu próprio número de série registado, e opcionalmente um IMEI. As unidades são carregadas de três formas: manualmente a partir da ficha do produto, inserindo a lista de números de série, automaticamente ao receber uma encomenda de compra (para cada unidade recebida indica-se o número de série correspondente), ou à entrada numa transferência entre lojas.
Cada unidade com número de série tem um estado que conta o seu ciclo de vida: em stock quando disponível no armazém, reservada quando selecionada para uma transferência em curso, vendida após passar pela caixa, transferida assim que chega a outra loja, abatida se se revelar defeituosa ou irrecuperável, ou devolvida em caso de devolução do cliente. A mudança de estado atualiza também automaticamente o stock agregado do produto, pelo que os dois níveis de detalhe, por unidade e total disponível, permanecem sempre coerentes entre si.
Na venda na caixa ou na utilização numa reparação, o colaborador seleciona a unidade concreta vendida ou instalada entre as disponíveis em stock nessa loja: a partir desse momento, o número de série fica ligado de forma permanente a essa venda ou a essa reparação. Também é possível procurar rapidamente uma unidade introduzindo o seu número de série ou o seu IMEI, útil quando um cliente se apresenta com o dispositivo em mão para uma devolução ou uma intervenção em garantia, para saber de imediato quando e como foi vendido.
Guia rápido
- Abra a ficha do produto em Armazém e ative o rastreamento de série.
- Registe os números de série (e o IMEI, se existir) das unidades já em stock, ou carregue-os ao receber uma encomenda de compra.
- Na venda na caixa, selecione o número de série concreto da unidade efetivamente entregue ao cliente.
- Se o número de série for usado numa reparação, selecione-o no momento da utilização da peça.
- Consulte o estado de cada unidade (em stock, reservada, vendida, transferida, abatida) no separador Números de série do produto.
- Procure uma unidade por número de série ou IMEI quando um cliente se apresentar com o dispositivo para assistência ou devolução.
Casos de uso reais
Um cliente regressa três meses depois queixando-se de um problema de bateria num smartphone recondicionado comprado na loja: o colaborador procura o número de série impresso no dispositivo, localiza de imediato a venda original e verifica se ainda está dentro da garantia concedida a esse exemplar específico.
Um laboratório instala um módulo de câmara de substituição, rastreado por número de série por ser caro e propenso a possíveis defeitos de fabrico: se o componente se revelar defeituoso após a substituição, o técnico pode demonstrar ao fornecedor exatamente que unidade com esse número de série foi instalada e quando, para obter a substituição em garantia.
Uma cadeia com várias lojas transfere cinco tablets recondicionados do armazém central para uma loja periférica: seleciona as unidades com número de série concretas a mover, e na receção na loja de destino cada número de série aparece corretamente disponível ali, sem confusão com outras unidades idênticas no catálogo.
Dicas e boas práticas
Ative o rastreamento de série apenas nos produtos que realmente precisam dele, tipicamente dispositivos recondicionados e peças de elevado valor ou cobertas pela garantia do fabricante: aplicá-lo a cada parafuso ou película protetora sobrecarregaria desnecessariamente o trabalho diário. Registe o IMEI além do número de série quando disponível, pois é frequentemente a informação que o cliente tem mais à mão em caso de assistência. Verifique o estado das unidades antes de uma transferência, para mover apenas as realmente disponíveis em stock.
Erros comuns a evitar
Não venda "a olho" uma unidade diferente da realmente selecionada no sistema: o número de série ligado à venda deve corresponder exatamente ao dispositivo físico entregue, caso contrário uma futura garantia apontará para a peça errada. Não se esqueça de registar os números de série ao receber uma encomenda de compra de um produto com rastreamento ativo: sem esse passo, as unidades não aparecerão disponíveis para venda. Evite marcar como abatida uma unidade ainda vendável apenas para "limpar" temporariamente a lista: o estado deve refletir a situação real da peça.
Saiba mais
- Registo de bens usados e regime da margem para smartphones e PC usados
- Leitura de IMEI e reconhecimento automático do dispositivo
- Inventário de armazém: entradas, saídas e valor do stock
Perguntas frequentes
O rastreamento de série é obrigatório para todos os produtos? Não, é ativado apenas nos produtos que o exigem, por exemplo os dispositivos recondicionados ou as peças de elevado valor.
O número de série também pode ser rastreado para peças usadas numa reparação, não só nas vendas? Sim, o número de série concreto fica ligado à operação tanto na venda como na utilização como peça numa reparação.
O que acontece ao estado de uma unidade quando é vendida? Passa automaticamente de "em stock" para "vendida" e o stock agregado do produto diminui em conformidade.
Posso procurar uma unidade diretamente por IMEI? Sim, a pesquisa funciona tanto por número de série como por IMEI, útil quando o cliente traz o dispositivo físico.
O que acontece aos números de série quando transfiro unidades entre lojas? As unidades selecionadas passam a estado "reservada" durante a transferência e "transferida" no envio, voltando a ficar disponíveis na loja de destino na receção.
Para que serve na prática conhecer o número de série exato vendido ou instalado? Permite gerir corretamente a garantia e a assistência futura sobre esse exemplar específico, distinguindo-o de outras unidades idênticas no catálogo.
