Ogólny wyświetlacz czy bateria są wymienne z każdym innym egzemplarzem tego samego modelu, ale odnowiony smartfon już nie: każda pojedyncza jednostka ma własną historię, własny IMEI i własny stan zużycia, a wiedza, którą konkretnie fizyczną jednostkę sprzedano któremu klientowi, jest kluczowa. Śledzenie numerów seryjnych w Fixh IT rejestruje każdą pojedynczą jednostkę w magazynie z własnym numerem seryjnym i, jeśli dostępny, numerem IMEI, śledząc ją przez całą jej drogę w magazynie aż do sprzedaży, użycia w naprawie lub transferu między sklepami.
Dlaczego jest to ważne dla centrum serwisowego
W zarządzaniu magazynem serwisu naprawczego, który zajmuje się także urządzeniami odnowionymi, wiedza, że „dostępnych jest pięć iPhone'ów 12" nie wystarczy: trzeba wiedzieć, który konkretnie iPhone 12, z jakim IMEI, został sprzedany danemu klientowi danego dnia, aby móc poprawnie i bez wątpliwości obsłużyć przyszłe roszczenie gwarancyjne. To samo dotyczy cennych części zamiennych lub objętych gwarancją producenta, gdzie trzeba udowodnić dokładnie, która jednostka została zamontowana podczas naprawy. Bez śledzenia numerów seryjnych centrum serwisowe ryzykuje, że nie będzie w stanie z pewnością ustalić, jakiego fizycznego egzemplarza dotyczy sprzedaż lub interwencja, co komplikuje każdą obsługę zwrotu, gwarancji czy reklamacji.
Jak to działa w praktyce
Śledzenie numerów seryjnych włącza się na poziomie pojedynczego produktu w katalogu: po włączeniu każda jednostka tego produktu obecna w magazynie musi mieć zarejestrowany własny numer seryjny i opcjonalnie IMEI. Jednostki wprowadza się na trzy sposoby: ręcznie z karty produktu, wpisując listę numerów seryjnych, automatycznie przy przyjęciu zamówienia zakupu (dla każdej otrzymanej jednostki wpisuje się odpowiadający jej numer seryjny), lub jako wejście z transferu między sklepami.
Każda jednostka z numerem seryjnym ma status opisujący jej cykl życia: w magazynie, gdy jest dostępna w sklepie, zarezerwowana, gdy została wybrana do trwającego transferu, sprzedana po przejściu przez kasę, przeniesiona, gdy dotarła do innego sklepu, złomowana, jeśli okazała się wadliwa lub nie do naprawienia, albo zwrócona w przypadku zwrotu klienta. Zmiana statusu automatycznie aktualizuje też zbiorczy stan magazynowy produktu, dzięki czemu oba poziomy szczegółowości — pojedynczej jednostki i sumy dostępnej — pozostają zawsze spójne.
Przy sprzedaży w kasie lub użyciu w naprawie pracownik wybiera konkretną sprzedaną lub zamontowaną jednostkę spośród dostępnych w magazynie w danym sklepie: od tego momentu numer seryjny pozostaje na stałe powiązany z tą sprzedażą lub tą naprawą. Można też szybko wyszukać jednostkę, wpisując jej numer seryjny lub IMEI, co jest przydatne, gdy klient zjawia się z urządzeniem w ręku w celu zwrotu lub interwencji gwarancyjnej, by natychmiast ustalić, kiedy i jak zostało sprzedane.
Szybki przewodnik
- Otwórz kartę produktu w Magazynie i włącz śledzenie numerów seryjnych.
- Zarejestruj numery seryjne (i ewentualny IMEI) jednostek już obecnych w magazynie, albo wprowadź je podczas przyjęcia zamówienia zakupu.
- Przy sprzedaży w kasie wybierz konkretny numer seryjny jednostki faktycznie wydanej klientowi.
- Jeśli numer seryjny jest używany w naprawie, wybierz go w momencie użycia części.
- Sprawdzaj status każdej jednostki (w magazynie, zarezerwowana, sprzedana, przeniesiona, złomowana) w zakładce Numery seryjne produktu.
- Wyszukaj jednostkę po numerze seryjnym lub IMEI, gdy klient zjawia się z urządzeniem w celu serwisu lub zwrotu.
Rzeczywiste przypadki użycia
Klient wraca po trzech miesiącach, skarżąc się na problem z baterią w odnowionym smartfonie kupionym w sklepie: pracownik wyszukuje numer seryjny wydrukowany na urządzeniu, natychmiast odnajduje pierwotną sprzedaż i sprawdza, czy nadal mieści się w gwarancji przyznanej na ten konkretny egzemplarz.
Warsztat montuje zamienny moduł aparatu, śledzony po numerze seryjnym, ponieważ jest kosztowny i podatny na możliwe wady fabryczne: jeśli komponent po wymianie okaże się wadliwy, technik może dokładnie wykazać dostawcy, która jednostka z tym numerem seryjnym została zamontowana i kiedy, aby uzyskać wymianę gwarancyjną.
Sieć z wieloma sklepami przenosi pięć odnowionych tabletów z magazynu centralnego do sklepu peryferyjnego: wybiera konkretne jednostki z numerem seryjnym do przeniesienia, a po przyjęciu w sklepie docelowym każdy numer seryjny poprawnie pokazuje się tam jako dostępny, bez pomyłki z innymi identycznymi jednostkami w katalogu.
Wskazówki i dobre praktyki
Włączaj śledzenie numerów seryjnych tylko dla produktów, które go naprawdę potrzebują, zwykle urządzeń odnowionych i cennych części objętych gwarancją producenta: stosowanie go do każdej pojedynczej śrubki czy folii ochronnej niepotrzebnie obciążyłoby codzienną pracę. Rejestruj IMEI oprócz numeru seryjnego, gdy jest dostępny, ponieważ często jest to informacja, którą klient ma najłatwiej pod ręką w przypadku serwisu. Sprawdzaj status jednostek przed transferem, by przenosić tylko te rzeczywiście dostępne w magazynie.
Częste błędy, których należy unikać
Nie sprzedawaj „na oko" jednostki innej niż faktycznie wybrana w systemie: numer seryjny powiązany ze sprzedażą musi dokładnie odpowiadać wydanemu fizycznemu urządzeniu, w przeciwnym razie przyszła gwarancja będzie wskazywać na niewłaściwą część. Nie zapomnij zarejestrować numerów seryjnych przy przyjęciu zamówienia zakupu produktu z włączonym śledzeniem: bez tego kroku jednostki nie będą widoczne jako dostępne do sprzedaży. Unikaj oznaczania jako złomowanej jednostki wciąż nadającej się do sprzedaży tylko po to, by tymczasowo „uporządkować" listę: status musi odzwierciedlać rzeczywisty stan części.
Dowiedz się więcej
- Rejestr towarów używanych i procedura marży dla używanych smartfonów i komputerów
- Odczyt IMEI i automatyczne rozpoznawanie urządzenia
- Inwentaryzacja magazynu: przychody, rozchody i wartość zapasów
Najczęściej zadawane pytania
Czy śledzenie numerów seryjnych jest obowiązkowe dla wszystkich produktów? Nie, włącza się je tylko dla produktów, które tego wymagają, na przykład urządzeń odnowionych lub cennych części zamiennych.
Czy numer seryjny można śledzić także dla części używanych w naprawie, nie tylko przy sprzedaży? Tak, konkretny numer seryjny pozostaje powiązany z operacją zarówno przy sprzedaży, jak i przy użyciu jako część zamienna w naprawie.
Co dzieje się ze statusem jednostki po sprzedaży? Automatycznie zmienia się z „w magazynie" na „sprzedana”, a zbiorczy stan magazynowy produktu odpowiednio się zmniejsza.
Czy mogę wyszukać jednostkę bezpośrednio po IMEI? Tak, wyszukiwanie działa zarówno po numerze seryjnym, jak i po IMEI, co jest przydatne, gdy klient przynosi fizyczne urządzenie.
Co dzieje się z numerami seryjnymi przy transferze jednostek między sklepami? Wybrane jednostki przechodzą w status „zarezerwowana” podczas transferu i „przeniesiona” przy wysyłce, a następnie ponownie stają się dostępne w sklepie docelowym po przyjęciu.
Do czego w praktyce służy znajomość dokładnego sprzedanego lub zamontowanego numeru seryjnego? Pozwala poprawnie zarządzać gwarancją i przyszłym serwisem dla tego konkretnego egzemplarza, odróżniając go od innych identycznych jednostek w katalogu.
