Un écran ou une batterie génériques sont interchangeables avec n'importe quel autre du même modèle, mais un smartphone reconditionné ne l'est pas : chaque exemplaire a sa propre histoire, son propre IMEI et son propre état d'usure, et il est essentiel de savoir exactement quelle unité physique a été vendue à quel client. Le suivi des numéros de série de Fixh IT enregistre chaque unité en stock avec son propre numéro de série et, quand elle est disponible, son IMEI, en la suivant tout au long de son parcours dans le stock jusqu'à la vente, l'utilisation dans une réparation ou le transfert entre sites.
Pourquoi c'est important pour un centre de réparation
Dans la gestion d'inventaire de réparation d'un centre qui traite aussi des appareils reconditionnés, savoir qu'« il y a cinq iPhone 12 disponibles » ne suffit pas : il faut savoir quel iPhone 12 précis, avec quel IMEI, a été vendu à tel client tel jour, afin de pouvoir gérer correctement une future demande de garantie sans ambiguïté. Il en va de même pour les pièces de grande valeur ou couvertes par la garantie du fabricant, où il faut prouver exactement quelle unité a été installée lors d'une réparation. Sans suivi de série, un centre de réparation risque de ne pas pouvoir retracer avec certitude à quel exemplaire physique correspond une vente ou une intervention, compliquant toute gestion de retour, de garantie ou de litige.
Comment ça marche en pratique
Le suivi de série s'active au niveau de chaque produit du catalogue : une fois activé, chaque unité de ce produit en stock doit avoir son propre numéro de série enregistré, et éventuellement un IMEI. Les unités sont chargées de trois façons : manuellement depuis la fiche produit en saisissant la liste des numéros de série, automatiquement à la réception d'une commande fournisseur (pour chaque unité reçue, il faut indiquer le numéro de série correspondant), ou en entrée lors d'un transfert entre sites.
Chaque unité sérialisée a un statut qui raconte son cycle de vie : en stock quand elle est disponible en magasin, réservée quand elle a été sélectionnée pour un transfert en cours, vendue après le passage en caisse, transférée une fois arrivée dans un autre site, mise au rebut si elle s'avère défectueuse ou irrécupérable, ou retournée en cas de retour client. Le changement de statut met aussi automatiquement à jour le stock agrégé du produit, si bien que les deux niveaux de détail, par unité et total disponible, restent toujours cohérents entre eux.
Lors de la vente en caisse ou de l'utilisation dans une réparation, l'employé sélectionne l'unité précise vendue ou installée parmi celles disponibles en stock sur ce site : à partir de ce moment, le numéro de série reste lié en permanence à cette vente ou à cette réparation. Il est également possible de rechercher rapidement une unité en saisissant son numéro de série ou son IMEI, utile lorsqu'un client se présente avec l'appareil en main pour un retour ou une intervention sous garantie, afin de retracer immédiatement quand et comment il a été vendu.
Guide rapide
- Ouvrez la fiche du produit dans Stock et activez le suivi de série.
- Enregistrez les numéros de série (et éventuellement l'IMEI) des unités déjà en stock, ou chargez-les lors de la réception d'une commande fournisseur.
- Lors de la vente en caisse, sélectionnez le numéro de série précis de l'unité réellement remise au client.
- Si le numéro de série est utilisé dans une réparation, sélectionnez-le au moment de l'utilisation de la pièce.
- Consultez le statut de chaque unité (en stock, réservée, vendue, transférée, mise au rebut) depuis l'onglet Séries du produit.
- Recherchez une unité par numéro de série ou IMEI lorsqu'un client se présente avec l'appareil pour un service ou un retour.
Cas d'usage réels
Un client revient après trois mois se plaignant d'un problème de batterie sur un smartphone reconditionné acheté en magasin : l'employé recherche le numéro de série imprimé sur l'appareil, retrace immédiatement la vente d'origine et vérifie si elle relève encore de la garantie accordée sur cet exemplaire précis.
Un atelier installe un module caméra de remplacement, suivi par numéro de série car coûteux et sujet à d'éventuels défauts de fabrication : si le composant s'avère défectueux après le remplacement, le technicien peut démontrer au fournisseur exactement quelle unité portant ce numéro de série a été installée et quand, pour obtenir un remplacement sous garantie.
Une chaîne multi-sites transfère cinq tablettes reconditionnées du stock central vers un magasin périphérique : elle sélectionne les unités sérialisées précises à déplacer, et à la réception sur le site de destination, chaque numéro de série apparaît correctement disponible à cet endroit, sans confusion avec d'autres unités identiques du catalogue.
Conseils et bonnes pratiques
N'activez le suivi de série que sur les produits qui en ont réellement besoin, typiquement les appareils reconditionnés et les pièces de grande valeur ou couvertes par la garantie du fabricant : l'appliquer à chaque vis ou protection d'écran alourdirait inutilement le travail quotidien. Enregistrez l'IMEI en plus du numéro de série quand il est disponible, car c'est souvent l'information que le client a le plus facilement sous la main en cas de service. Vérifiez le statut des unités avant un transfert, afin de ne déplacer que celles réellement disponibles en stock.
Erreurs courantes à éviter
Ne vendez pas « au hasard » une unité différente de celle réellement sélectionnée dans le système : le numéro de série lié à la vente doit correspondre exactement à l'appareil physique remis, sinon une future garantie pointera vers la mauvaise pièce. N'oubliez pas d'enregistrer les numéros de série à la réception d'une commande fournisseur pour un produit avec suivi activé : sans cette étape, les unités n'apparaîtront pas disponibles à la vente. Évitez de marquer comme mise au rebut une unité encore vendable juste pour « nettoyer » temporairement la liste : le statut doit refléter la situation réelle de la pièce.
Pour aller plus loin
- Registre des biens d'occasion et régime de la marge pour smartphones et PC d'occasion
- Lecture de l'IMEI et reconnaissance automatique de l'appareil
- Inventaire de stock : entrées, sorties et valeur du stock
Questions fréquentes
Le suivi de série est-il obligatoire pour tous les produits ? Non, il ne s'active que sur les produits qui le nécessitent, par exemple les appareils reconditionnés ou les pièces de grande valeur.
Le numéro de série peut-il aussi être suivi pour les pièces utilisées dans une réparation, pas seulement pour les ventes ? Oui, le numéro de série précis reste lié à l'opération, que ce soit lors d'une vente ou lors de l'utilisation comme pièce dans une réparation.
Que devient le statut d'une unité lorsqu'elle est vendue ? Il passe automatiquement de « en stock » à « vendue » et le stock agrégé du produit diminue en conséquence.
Puis-je rechercher une unité directement par IMEI ? Oui, la recherche fonctionne aussi bien par numéro de série que par IMEI, utile lorsque le client apporte l'appareil physique.
Que deviennent les numéros de série lors d'un transfert d'unités entre sites ? Les unités sélectionnées passent au statut « réservée » pendant le transfert et « transférée » à l'expédition, puis redeviennent disponibles sur le site de destination à la réception.
À quoi sert concrètement de connaître le numéro de série exact vendu ou installé ? Cela permet de gérer correctement la garantie et le service futur sur cet exemplaire précis, en le distinguant des autres unités identiques du catalogue.
