Una pantalla o batería genérica es intercambiable con cualquier otra del mismo modelo, pero un smartphone reacondicionado no lo es: cada unidad tiene su propia historia, su propio IMEI y su propio estado de desgaste, y es esencial saber exactamente qué unidad física se vendió a qué cliente. El seguimiento de números de serie de Fixh IT registra cada unidad en almacén con su propio número de serie y, cuando está disponible, su IMEI, siguiéndola en todo su recorrido por el almacén hasta que se vende, se usa en una reparación o se traslada entre sedes.
Por qué es importante para un centro de asistencia
En la gestión de inventario de reparaciones de un centro que también trata dispositivos reacondicionados, saber que "hay cinco iPhone 12 disponibles" no basta: hace falta saber qué iPhone 12 concreto, con qué IMEI, se vendió a un cliente determinado tal día, para poder gestionar correctamente una futura reclamación de garantía sin ambigüedad. Lo mismo aplica a repuestos de alto valor o cubiertos por la garantía del fabricante, donde hace falta demostrar exactamente qué unidad se instaló durante una reparación. Sin seguimiento de serie, un centro de asistencia corre el riesgo de no poder determinar con certeza a qué ejemplar físico corresponde una venta o una intervención, complicando cualquier gestión de devolución, garantía o reclamación.
Cómo funciona en la práctica
El seguimiento de serie se activa a nivel de cada producto del catálogo: una vez activado, cada unidad de ese producto en almacén debe tener registrado su propio número de serie, y opcionalmente un IMEI. Las unidades se cargan de tres formas: manualmente desde la ficha del producto introduciendo la lista de números de serie, automáticamente al recibir un pedido de compra (para cada unidad recibida se indica el número de serie correspondiente), o al entrar desde un traslado entre sedes.
Cada unidad serializada tiene un estado que cuenta su ciclo de vida: en existencia cuando está disponible en almacén, reservada cuando se ha seleccionado para un traslado en curso, vendida tras pasar por caja, trasladada al llegar a otra sede, descartada si resulta defectuosa o irrecuperable, o devuelta en caso de devolución del cliente. El cambio de estado también actualiza automáticamente las existencias agregadas del producto, de modo que ambos niveles de detalle, por unidad y total disponible, permanecen siempre coherentes entre sí.
Al vender en caja o al usar en una reparación, el empleado selecciona la unidad concreta vendida o instalada entre las disponibles en existencia en esa sede: desde ese momento el número de serie queda vinculado de forma permanente a esa venta o a esa reparación. También se puede buscar rápidamente una unidad introduciendo su número de serie o su IMEI, útil cuando un cliente se presenta con el dispositivo en mano para una devolución o una intervención en garantía, para saber de inmediato cuándo y cómo se vendió.
Guía rápida
- Abre la ficha del producto en Almacén y activa el seguimiento de serie.
- Registra los números de serie (y el IMEI si lo hay) de las unidades ya en existencia, o cárgalos al recibir un pedido de compra.
- Al vender en caja, selecciona el número de serie concreto de la unidad realmente entregada al cliente.
- Si el número de serie se usa en una reparación, selecciónalo en el momento de usar el repuesto.
- Consulta el estado de cada unidad (en existencia, reservada, vendida, trasladada, descartada) desde la pestaña Series del producto.
- Busca una unidad por número de serie o IMEI cuando un cliente se presente con el dispositivo para asistencia o devolución.
Casos de uso reales
Un cliente vuelve tras tres meses quejándose de un problema de batería en un smartphone reacondicionado comprado en la tienda: el empleado busca el número de serie impreso en el dispositivo, localiza de inmediato la venta original y comprueba si aún está dentro de la garantía concedida para ese ejemplar concreto.
Un taller instala un módulo de cámara de repuesto, con seguimiento de serie por ser caro y propenso a posibles defectos de fábrica: si el componente resulta defectuoso tras la sustitución, el técnico puede demostrar al proveedor exactamente qué unidad con ese número de serie se instaló y cuándo, para obtener la sustitución en garantía.
Una cadena con varias sedes traslada cinco tablets reacondicionadas del almacén central a una tienda periférica: selecciona las unidades serializadas concretas a mover, y al recibirlas en la sede de destino, cada número de serie aparece correctamente disponible allí, sin confusión con otras unidades idénticas del catálogo.
Consejos y buenas prácticas
Activa el seguimiento de serie solo en los productos que realmente lo necesitan, típicamente dispositivos reacondicionados y repuestos de alto valor o cubiertos por la garantía del fabricante: aplicarlo a cada tornillo o protector de pantalla ralentizaría innecesariamente el trabajo diario. Registra el IMEI además del número de serie cuando esté disponible, porque suele ser el dato que el cliente tiene más a mano en caso de asistencia. Comprueba el estado de las unidades antes de un traslado, para mover solo las realmente disponibles en existencia.
Errores comunes que evitar
No vendas "a ojo" una unidad distinta a la realmente seleccionada en el sistema: el número de serie vinculado a la venta debe coincidir exactamente con el dispositivo físico entregado, de lo contrario una futura garantía apuntará a la pieza equivocada. No olvides registrar los números de serie al recibir un pedido de compra de un producto con seguimiento activo: sin ese paso, las unidades no aparecerán disponibles para la venta. Evita marcar como descartada una unidad todavía vendible solo para "limpiar" temporalmente la lista: el estado debe reflejar la situación real de la pieza.
Más información
- Registro de bienes usados y régimen del margen para smartphones y PC usados
- Lectura de IMEI y reconocimiento automático del dispositivo
- Inventario de almacén: entradas, salidas y valor del stock
Preguntas frecuentes
¿El seguimiento de serie es obligatorio para todos los productos? No, se activa solo en los productos que lo requieren, por ejemplo los dispositivos reacondicionados o los repuestos de alto valor.
¿Se puede rastrear el número de serie también para repuestos usados en una reparación, no solo en ventas? Sí, el número de serie concreto queda vinculado a la operación tanto si se vende como si se usa como repuesto en una reparación.
¿Qué le pasa al estado de una unidad cuando se vende? Pasa automáticamente de "en existencia" a "vendida" y las existencias agregadas del producto disminuyen en consecuencia.
¿Puedo buscar una unidad directamente por IMEI? Sí, la búsqueda funciona tanto por número de serie como por IMEI, útil cuando el cliente trae el dispositivo físico.
¿Qué pasa con los números de serie cuando traslado unidades entre sedes? Las unidades seleccionadas pasan a estado "reservada" durante el traslado y "trasladada" al enviarse, para volver a estar disponibles en la sede de destino al recibirse.
¿Para qué sirve en la práctica conocer el número de serie exacto vendido o instalado? Permite gestionar correctamente la garantía y la futura asistencia sobre ese ejemplar concreto, distinguiéndolo de otras unidades idénticas en catálogo.
