Um centro de assistência que repara smartphones e PC recebe continuamente faturas de fornecedores de peças: ecrãs, baterias, conectores de carregamento, componentes para PC, dispositivos recondicionados para revenda. Reintroduzir manualmente cada linha de cada fatura numa folha de cálculo, e depois replicar separadamente a mesma entrada de stock, é um trabalho duplo que consome tempo valioso e introduz erros. O módulo "Faturas de fornecedores recebidas" do Fixh IT faz exatamente o oposto: carrega o ficheiro XML que o fornecedor lhe enviou — em formato FatturaPA italiano ou UBL internacional — o sistema lê-o sozinho, reconhece automaticamente as peças já presentes no seu catálogo através do SKU ou código EAN, e gera num único passo tanto o registo contabilístico da fatura como a entrada de stock das peças recebidas.
Porque é importante para um centro de assistência
Numa oficina de reparação, o fluxo de peças é contínuo: todas as semanas chegam faturas de um ou vários fornecedores, e cada fatura contém dezenas de linhas diferentes — ecrãs para modelos diferentes, baterias, parafusos, fita adesiva de dupla face, conectores. Introduzir manualmente cada linha numa ordem de compra e depois verificar novamente se o stock reflete realmente o que foi recebido é um trabalho que, feito à mão, consome tempo e gera facilmente discrepâncias entre o que foi faturado e o que está efetivamente disponível na prateleira. Automatizar este passo significa manter o stock de peças sempre alinhado com a contabilidade, um requisito essencial para calcular corretamente a margem real de cada reparação.
Como funciona na prática
Carrega o ficheiro XML da fatura recebida do fornecedor: o sistema reconhece automaticamente se está em formato FatturaPA (o padrão italiano) ou UBL (o padrão internacional utilizado, por exemplo, por fornecedores europeus), extraindo os dados do fornecedor, o número e a data do documento, as linhas com descrição, quantidade e preço, e os totais. Para cada linha, se o código da peça (SKU ou EAN) corresponder a um produto já presente no seu catálogo, o sistema reconhece-o e propõe-o automaticamente numa pré-visualização, ainda antes de importar a fatura.
O sistema também verifica se o fornecedor já existe na sua ficha (através do NIF ou nome comercial) ou se precisa de ser criado do zero, e se o mesmo número de fatura para o mesmo fornecedor já foi importado anteriormente, para evitar carregamentos duplicados acidentais. Depois de confirmada a importação, o Fixh IT cria automaticamente a ordem de compra associada ao fornecedor, regista a fatura recebida com o valor tributável, IVA e total, e atualiza o stock com as peças recebidas, prontas a ser levantadas na primeira reparação compatível.
Cada fatura importada permanece associada tanto à ficha do fornecedor como à ordem de stock gerada, com um estado de pagamento (rascunho, a pagar, paga) que pode ir atualizando. Isto dá-lhe uma visão sempre atualizada dos custos suportados e do IVA dedutível, útil na declaração fiscal, sem ter de cruzar dados entre a contabilidade e o stock físico.
Como funciona o carregamento de XML
O carregamento funciona assim: no ecrã "Faturas de fornecedores recebidas", seleciona (ou arrasta) o ficheiro XML recebido do fornecedor. O sistema analisa o conteúdo e reconhece automaticamente se se trata de uma FatturaPA italiana ou de um ficheiro UBL internacional, sem que tenha de indicar o formato: se o ficheiro não corresponder a nenhum dos dois padrões, é apresentada uma mensagem clara — "Formato XML não reconhecido. São suportados FatturaPA (IT) e UBL (internacional)" — para que saiba de imediato que o documento não pode ser importado.
Uma vez reconhecido o formato, o sistema extrai automaticamente do ficheiro XML os dados do fornecedor, o número e a data do documento, a lista de linhas (descrição, quantidade, preço unitário) e os totais. Para cada linha, tenta uma comparação automática, sem distinguir maiúsculas de minúsculas, entre o código do produto indicado na fatura (SKU ou código EAN) e os produtos já existentes no seu catálogo: quando encontra uma correspondência, a linha é apresentada já associada ao produto existente na pré-visualização, antes de confirmar seja o que for. Só nessa altura, depois de verificar a pré-visualização e corrigir eventuais linhas não reconhecidas, confirma a importação: é nesse momento que o Fixh IT regista a fatura, cria a ordem de compra associada ao fornecedor e atualiza automaticamente o stock do armazém com as peças recebidas.
Em poucos passos
- Aceda à secção Documentos e abra "Faturas de fornecedores recebidas".
- Carregue o ficheiro XML da fatura recebida do fornecedor (FatturaPA ou UBL).
- Verifique a pré-visualização: o sistema reconhece automaticamente o formato, o fornecedor e as peças já existentes no catálogo.
- Reveja as linhas não reconhecidas automaticamente e atribua a categoria de produto correta.
- Confirme a importação: a ordem de compra é criada, a fatura registada e o stock atualizado.
- Atualize o estado da fatura (a pagar, paga) à medida que efetua os pagamentos ao fornecedor.
- Consulte a qualquer momento a lista de faturas de fornecedores para verificar custos e IVA dedutível.
Casos de uso reais
Um grossista de peças envia semanalmente uma fatura FatturaPA com trinta linhas diferentes de ecrãs, baterias e conectores para diferentes modelos de smartphones: o técnico carrega o ficheiro XML, o sistema reconhece automaticamente vinte e oito peças já existentes no catálogo através do código SKU, propõe criar apenas os dois novos artigos em falta, e em poucos segundos o stock fica atualizado com todas as quantidades recebidas.
Um fornecedor europeu de componentes para PC envia uma fatura em formato UBL: o sistema reconhece-a automaticamente como padrão internacional (ao contrário da FatturaPA italiana) e importa-a através do mesmo fluxo, sem necessitar de um procedimento diferente.
Uma loja recebe por engano a mesma fatura duas vezes do fornecedor: ao carregar o segundo ficheiro XML, o sistema reconhece que o mesmo número de fatura para o mesmo fornecedor já foi importado, e sinaliza o duplicado antes de gerar uma dupla entrada de stock.
Conselhos e boas práticas
Importe as faturas de fornecedores o mais rapidamente possível após a receção da mercadoria, não de forma acumulada: quanto mais faturas adiar, mais difícil se torna cruzar rapidamente o que recebeu fisicamente com o que o sistema mostra. Atribua sempre códigos SKU ou EAN coerentes no seu catálogo de produtos: quanto mais organizado estiver o catálogo, melhor funciona o reconhecimento automático de peças sem intervenção manual. Atualize regularmente o estado de pagamento das faturas (a pagar, paga): é isso que lhe permite manter sempre sob controlo a exposição perante cada fornecedor.
Erros comuns a evitar
O primeiro erro é continuar a registar as faturas de fornecedores à mão numa folha externa "porque é mais rápido": a curto prazo pode parecer assim, mas perde-se a atualização automática do stock, que depois tem de ser verificada manualmente linha a linha. Outro erro comum é ignorar o aviso de fatura duplicada, pensando que é um falso alarme: antes de forçar a importação, verifique sempre se a fatura anterior com o mesmo número e fornecedor é efetivamente um erro ou um documento diferente. Por fim, não deixe peças não reconhecidas sem lhes atribuir uma categoria de produto correta: um catálogo desorganizado dificulta cada vez mais o reconhecimento automático das faturas seguintes.
Saiba mais
- Encomendas de compra a fornecedores
- Inventário de armazém: entradas, saídas e valor do stock
- Registo de bens usados e regime da margem para smartphones e PC usados
Perguntas frequentes
Tenho de introduzir manualmente o número, a data e os valores da fatura recebida? Não, carrega o ficheiro XML do fornecedor e o sistema extrai automaticamente todos estes dados, incluindo as linhas individuais com descrição, quantidade e preço.
Que formatos XML são suportados? FatturaPA, o padrão italiano, e UBL, o padrão internacional utilizado, por exemplo, por fornecedores estrangeiros.
A importação também atualiza o stock de peças? Sim, a importação cria automaticamente a ordem de compra associada ao fornecedor e atualiza as existências com as peças recebidas.
O que acontece se importar por engano a mesma fatura duas vezes? O sistema reconhece que o mesmo número de fatura para o mesmo fornecedor já foi importado e avisa-o antes de gerar uma dupla entrada de stock.
Posso anexar o ficheiro XML ou PDF da fatura recebida? Sim, o conteúdo do documento original permanece associado ao registo para o ter sempre disponível.
As faturas de fornecedores influenciam as estatísticas de custos e a margem das reparações? Sim, são incluídas nos relatórios e permitem calcular corretamente a margem real entre o custo de compra das peças e o preço aplicado na oficina.
