Serwis naprawy smartfonów i komputerów nieustannie otrzymuje faktury od dostawców części zamiennych: ekranów, baterii, złączy ładowania, komponentów do komputerów, urządzeń odnowionych do dalszej sprzedaży. Ponowne ręczne wprowadzanie każdej pozycji każdej faktury do arkusza kalkulacyjnego, a następnie osobne odtwarzanie tego samego przyjęcia na magazyn, to podwójna praca, która pochłania cenny czas i wprowadza błędy. Moduł "Faktury przychodzące od dostawców" w Fixh IT robi dokładnie odwrotnie: wgrywasz plik XML, który przesłał ci dostawca — w formacie włoskiego FatturaPA lub międzynarodowego UBL — system odczytuje go samodzielnie, automatycznie rozpoznaje części już obecne w twoim katalogu na podstawie SKU lub kodu EAN, i w jednym kroku generuje zarówno księgowy zapis faktury, jak i przyjęcie na magazyn otrzymanych części.
Dlaczego jest to ważne dla serwisu
W warsztacie naprawczym przepływ części jest ciągły: co tydzień napływają faktury od jednego lub kilku dostawców, a każda faktura zawiera dziesiątki różnych pozycji — ekrany do różnych modeli, baterie, śrubki, taśmę dwustronną, złącza. Ręczne wprowadzanie każdej pozycji do zamówienia zakupu, a następnie ponowne sprawdzanie, czy magazyn faktycznie odzwierciedla to, co otrzymano, to praca, która wykonana ręcznie zajmuje czas i łatwo powoduje rozbieżności między tym, co zafakturowano, a tym, co faktycznie dostępne jest na półce. Automatyzacja tego kroku oznacza, że magazyn części zamiennych zawsze pozostaje zgodny z księgowością — kluczowy wymóg do prawidłowego obliczenia rzeczywistej marży na każdej naprawie.
Jak to działa w praktyce
Wgrywasz plik XML faktury otrzymanej od dostawcy: system automatycznie rozpoznaje, czy jest w formacie FatturaPA (standard włoski) czy UBL (standard międzynarodowy, stosowany na przykład przez dostawców europejskich), wydobywając dane dostawcy, numer i datę dokumentu, pozycje z opisem, ilością i ceną oraz sumy. Dla każdej pozycji, jeśli kod części (SKU lub EAN) odpowiada produktowi już obecnemu w twoim katalogu, system rozpoznaje go i automatycznie proponuje w podglądzie, jeszcze zanim zaimportujesz fakturę.
System sprawdza również, czy dostawca jest już w bazie (poprzez NIP lub nazwę firmy) czy trzeba go utworzyć od nowa, oraz czy ten sam numer faktury dla tego samego dostawcy został już wcześniej zaimportowany, aby zapobiec przypadkowemu podwójnemu wgraniu. Po potwierdzeniu importu Fixh IT automatycznie tworzy zamówienie zakupu powiązane z dostawcą, rejestruje fakturę przychodzącą z kwotą netto, VAT-em i sumą całkowitą, oraz aktualizuje magazyn o otrzymane części, gotowe do pobrania przy pierwszej pasującej naprawie.
Każda zaimportowana faktura pozostaje powiązana zarówno z kartą dostawcy, jak i z wygenerowanym zamówieniem magazynowym, ze statusem płatności (szkic, do zapłaty, opłacona), który możesz aktualizować na bieżąco. Daje ci to zawsze aktualny obraz poniesionych kosztów i VAT-u naliczonego, przydatny przy rozliczeniu podatkowym, bez konieczności krzyżowego sprawdzania danych między księgowością a fizycznym magazynem.
Jak działa wgrywanie XML
Wgrywanie działa tak: z ekranu "Faktury przychodzące od dostawców" wybierasz (lub przeciągasz) plik XML otrzymany od dostawcy. System analizuje zawartość i automatycznie rozpoznaje, czy jest to włoska FatturaPA, czy międzynarodowy plik UBL, bez konieczności wskazywania formatu: jeśli plik nie odpowiada żadnemu z tych dwóch standardów, wyświetlany jest jasny komunikat — "Nierozpoznany format XML. Obsługiwane są FatturaPA (IT) i UBL (międzynarodowy)" — dzięki czemu od razu wiesz, że dokumentu nie można zaimportować.
Po rozpoznaniu formatu system automatycznie wydobywa z pliku XML dane dostawcy, numer i datę dokumentu, listę pozycji (opis, ilość, cena jednostkowa) oraz sumy. Dla każdej pozycji podejmuje automatyczne porównanie, bez rozróżniania wielkości liter, między kodem produktu podanym na fakturze (SKU lub EAN) a produktami już obecnymi w twoim katalogu: gdy znajdzie dopasowanie, pozycja jest pokazywana w podglądzie już powiązana z istniejącym produktem, zanim cokolwiek potwierdzisz. Dopiero wtedy, po sprawdzeniu podglądu i poprawieniu ewentualnych nierozpoznanych pozycji, potwierdzasz import: to właśnie w tym momencie Fixh IT rejestruje fakturę, tworzy zamówienie zakupu powiązane z dostawcą i automatycznie aktualizuje stan magazynowy o otrzymane części.
Szybki przewodnik
- Przejdź do sekcji Dokumenty i otwórz "Faktury przychodzące od dostawców".
- Wgraj plik XML faktury otrzymanej od dostawcy (FatturaPA lub UBL).
- Sprawdź podgląd: system automatycznie rozpoznaje format, dostawcę i części już obecne w katalogu.
- Sprawdź pozycje nierozpoznane automatycznie i przypisz właściwą kategorię produktu.
- Potwierdź import: tworzone jest zamówienie zakupu, rejestrowana faktura i aktualizowany magazyn.
- Aktualizuj status faktury (do zapłaty, opłacona) w miarę dokonywania płatności dostawcy.
- W dowolnym momencie sprawdź listę faktur od dostawców, aby zweryfikować koszty i VAT naliczony.
Rzeczywiste przypadki użycia
Hurtownik części zamiennych wysyła co tydzień fakturę FatturaPA z trzydziestoma różnymi pozycjami ekranów, baterii i złączy do różnych modeli smartfonów: technik wgrywa plik XML, system automatycznie rozpoznaje dwadzieścia osiem części już obecnych w katalogu po kodzie SKU, proponuje utworzenie tylko dwóch brakujących nowych artykułów, a w ciągu kilku sekund magazyn jest zaktualizowany o wszystkie otrzymane ilości.
Europejski dostawca komponentów do komputerów wysyła fakturę w formacie UBL: system automatycznie rozpoznaje ją jako standard międzynarodowy (w przeciwieństwie do włoskiego FatturaPA) i importuje ją w tym samym procesie, bez konieczności stosowania innej procedury.
Sklep przez pomyłkę otrzymuje tę samą fakturę dwukrotnie od dostawcy: podczas wgrywania drugiego pliku XML system rozpoznaje, że ten sam numer faktury dla tego samego dostawcy został już zaimportowany, i zgłasza duplikat przed wygenerowaniem podwójnego przyjęcia na magazyn.
Wskazówki i dobre praktyki
Importuj faktury od dostawców jak najszybciej po otrzymaniu towaru, a nie zbiorczo: im więcej faktur odkładasz, tym trudniej porównać na pierwszy rzut oka to, co fizycznie otrzymałeś, z tym, co pokazuje system. Zawsze przypisuj spójne kody SKU lub EAN w swoim katalogu produktów: im bardziej uporządkowany katalog, tym lepiej działa automatyczne rozpoznawanie części bez ręcznej interwencji. Regularnie aktualizuj status płatności faktur (do zapłaty, opłacona): to pozwala zawsze mieć kontrolę nad zobowiązaniami wobec każdego pojedynczego dostawcy.
Częste błędy, których należy unikać
Pierwszym błędem jest dalsze ręczne rejestrowanie faktur od dostawców w zewnętrznym arkuszu, "bo tak jest szybciej": w krótkim okresie może się tak wydawać, ale traci się automatyczną aktualizację magazynu, którą trzeba potem ręcznie sprawdzać pozycja po pozycji. Innym częstym błędem jest ignorowanie ostrzeżenia o duplikacie faktury, zakładając, że to fałszywy alarm: przed wymuszeniem importu zawsze sprawdź, czy poprzednia faktura z tym samym numerem i dostawcą jest rzeczywiście błędem, czy innym dokumentem. Wreszcie, nie zostawiaj nierozpoznanych części bez przypisania im właściwej kategorii produktu: nieuporządkowany katalog coraz bardziej utrudnia automatyczne rozpoznawanie kolejnych faktur.
Dowiedz się więcej
- Zamówienia zakupu u dostawców
- Inwentaryzacja magazynu: przychody, rozchody i wartość zapasów
- Rejestr towarów używanych i procedura marży dla używanych smartfonów i komputerów
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę ręcznie wprowadzać numer, datę i kwoty otrzymanej faktury? Nie, wgrywasz plik XML dostawcy, a system automatycznie wydobywa wszystkie te dane, łącznie z poszczególnymi pozycjami z opisem, ilością i ceną.
Jakie formaty XML są obsługiwane? FatturaPA, standard włoski, oraz UBL, standard międzynarodowy stosowany na przykład przez dostawców zagranicznych.
Czy import aktualizuje również magazyn części zamiennych? Tak, import automatycznie tworzy zamówienie zakupu powiązane z dostawcą i aktualizuje stany magazynowe o otrzymane części.
Co się stanie, jeśli przez pomyłkę zaimportuję tę samą fakturę dwukrotnie? System rozpoznaje, że ten sam numer faktury dla tego samego dostawcy został już zaimportowany, i ostrzega przed wygenerowaniem podwójnego przyjęcia na magazyn.
Czy mogę załączyć plik XML lub PDF otrzymanej faktury? Tak, treść oryginalnego dokumentu pozostaje powiązana z rejestracją, aby mieć ją zawsze pod ręką.
Czy faktury od dostawców wpływają na statystyki kosztów i marżę napraw? Tak, są uwzględniane w raportach i pozwalają prawidłowo obliczyć rzeczywistą marżę między kosztem zakupu części a ceną stosowaną w warsztacie.
