Un centro de asistencia que repara smartphones y PC recibe continuamente facturas de proveedores de repuestos: pantallas, baterías, conectores de carga, componentes para PC, dispositivos reacondicionados para revender. Volver a introducir a mano cada línea de cada factura en una hoja de cálculo, y luego replicar por separado la misma alta de stock, es un doble trabajo que consume tiempo valioso e introduce errores. El módulo "Facturas de proveedores recibidas" de Fixh IT hace justo lo contrario: cargas el archivo XML que el proveedor te ha enviado —en formato FatturaPA italiana o UBL internacional— el sistema lo lee por sí solo, reconoce automáticamente los repuestos ya presentes en tu catálogo mediante SKU o código EAN, y genera en un único paso tanto el registro contable de la factura como el alta de stock de los repuestos recibidos.
Por qué es importante para un centro de asistencia
En un taller de reparación el flujo de repuestos es continuo: cada semana llegan facturas de uno o varios proveedores, y cada factura contiene decenas de líneas distintas —pantallas para modelos diferentes, baterías, tornillos, adhesivo de doble cara, conectores. Introducir manualmente cada línea en un pedido de compra y luego comprobar que el almacén refleje realmente lo recibido es un trabajo que, hecho a mano, consume tiempo y genera fácilmente discrepancias entre lo facturado y lo realmente disponible en el estante. Automatizar este paso significa tener el almacén de repuestos siempre alineado con la contabilidad, un requisito esencial para calcular correctamente el margen real de cada reparación.
Cómo funciona en la práctica
Cargas el archivo XML de la factura recibida del proveedor: el sistema reconoce automáticamente si está en formato FatturaPA (el estándar italiano) o UBL (el estándar internacional utilizado, por ejemplo, por proveedores europeos), extrayendo los datos del proveedor, el número y la fecha del documento, las líneas con descripción, cantidad y precio, y los totales. Para cada línea, si el código del repuesto (SKU o EAN) coincide con un producto ya presente en tu catálogo, el sistema lo reconoce y lo propone automáticamente en una vista previa, incluso antes de importar la factura.
El sistema también comprueba si el proveedor ya está en tu ficha (mediante NIF/CIF o razón social) o si hay que crearlo desde cero, y si el mismo número de factura para el mismo proveedor ya se ha importado antes, para evitar cargas duplicadas accidentales. Una vez confirmada la importación, Fixh IT crea automáticamente el pedido de compra vinculado al proveedor, registra la factura recibida con base imponible, IVA y total, y actualiza el almacén con los repuestos recibidos, listos para ser recogidos en la primera reparación compatible.
Cada factura importada permanece vinculada tanto a la ficha del proveedor como al pedido de almacén generado, con un estado de pago (borrador, por pagar, pagada) que puedes ir actualizando. Esto te da una imagen siempre actualizada de los costes soportados y del IVA soportado, útil para la declaración fiscal, sin tener que cruzar datos entre la contabilidad y el almacén físico.
Cómo funciona la carga de XML
La carga funciona así: desde la pantalla "Facturas de proveedores recibidas" seleccionas (o arrastras) el archivo XML recibido del proveedor. El sistema analiza el contenido y reconoce automáticamente si se trata de una FatturaPA italiana o de un archivo UBL internacional, sin que tengas que indicar el formato: si el archivo no corresponde a ninguno de los dos estándares, se muestra un mensaje claro —"Formato XML no reconocido. Se admiten FatturaPA (IT) y UBL (internacional)"— para que sepas de inmediato que el documento no se puede importar.
Una vez reconocido el formato, el sistema extrae automáticamente del archivo XML los datos del proveedor, el número y la fecha del documento, la lista de líneas (descripción, cantidad, precio unitario) y los totales. Para cada línea intenta una comparación automática, sin distinguir mayúsculas de minúsculas, entre el código de producto indicado en la factura (SKU o código EAN) y los productos ya presentes en tu catálogo: cuando encuentra una coincidencia, la línea se muestra ya emparejada con el producto existente en la vista previa, antes de que confirmes nada. Solo entonces, tras revisar la vista previa y corregir eventuales líneas no reconocidas, confirmas la importación: es en ese momento cuando Fixh IT registra la factura, crea el pedido de compra vinculado al proveedor y actualiza automáticamente las existencias del almacén con los repuestos recibidos.
Guía rápida
- Ve a la sección Documentos y abre "Facturas de proveedores recibidas".
- Carga el archivo XML de la factura recibida del proveedor (FatturaPA o UBL).
- Comprueba la vista previa: el sistema reconoce automáticamente el formato, el proveedor y los repuestos ya presentes en el catálogo.
- Revisa las líneas no reconocidas automáticamente y asigna la categoría de producto correcta.
- Confirma la importación: se crea el pedido de compra, se registra la factura y se actualiza el almacén.
- Actualiza el estado de la factura (por pagar, pagada) a medida que realizas los pagos al proveedor.
- Consulta en cualquier momento la lista de facturas de proveedores para revisar costes e IVA soportado.
Casos de uso reales
Un mayorista de repuestos envía semanalmente una factura FatturaPA con treinta líneas distintas entre pantallas, baterías y conectores para diferentes modelos de smartphone: el técnico carga el archivo XML, el sistema reconoce automáticamente veintiocho repuestos ya presentes en el catálogo mediante el código SKU, propone crear solo los dos artículos nuevos que faltan, y en pocos segundos el almacén queda actualizado con todas las cantidades recibidas.
Un proveedor europeo de componentes para PC envía una factura en formato UBL: el sistema la reconoce automáticamente como estándar internacional (a diferencia de la FatturaPA italiana) y la importa con el mismo flujo, sin requerir procedimientos distintos.
Una tienda recibe por error la misma factura dos veces del proveedor: al cargar el segundo archivo XML, el sistema reconoce que el mismo número de factura para el mismo proveedor ya se ha importado, y avisa del duplicado antes de generar una doble alta de stock.
Consejos y buenas prácticas
Importa las facturas de proveedores lo antes posible tras recibir la mercancía, no de forma acumulada: cuantas más facturas dejes pendientes, más difícil resulta cruzar de un vistazo lo que has recibido físicamente con lo que refleja el sistema. Asigna siempre códigos SKU o EAN coherentes en tu catálogo de productos: cuanto más ordenado esté el catálogo, mejor funciona el reconocimiento automático de repuestos sin intervención manual. Actualiza regularmente el estado de pago de las facturas (por pagar, pagada): es lo que te permite tener siempre bajo control la exposición hacia cada proveedor.
Errores comunes que evitar
El primer error es seguir registrando las facturas de proveedores a mano en una hoja externa "porque es más rápido": a corto plazo puede parecerlo, pero se pierde la actualización automática del almacén, que luego hay que comprobar manualmente línea por línea. Otro error habitual es ignorar el aviso de factura duplicada pensando que es una falsa alarma: antes de forzar la importación, comprueba siempre si la factura anterior con el mismo número y proveedor es realmente un error o un documento distinto. Por último, no dejes repuestos no reconocidos sin asignarles una categoría de producto correcta: un catálogo desordenado dificulta cada vez más el reconocimiento automático de las facturas siguientes.
Más información
- Órdenes de compra a proveedores
- Inventario de almacén: entradas, salidas y valor del stock
- Registro de bienes usados y régimen del margen para smartphones y PC usados
Preguntas frecuentes
¿Tengo que introducir manualmente número, fecha e importes de la factura recibida? No, cargas el archivo XML del proveedor y el sistema extrae automáticamente todos estos datos, incluidas las líneas individuales con descripción, cantidad y precio.
¿Qué formatos XML se admiten? FatturaPA, el estándar italiano, y UBL, el estándar internacional utilizado, por ejemplo, por proveedores extranjeros.
¿La importación también actualiza el almacén de repuestos? Sí, la importación crea automáticamente el pedido de compra vinculado al proveedor y actualiza las existencias con los repuestos recibidos.
¿Qué pasa si importo por error la misma factura dos veces? El sistema reconoce que el mismo número de factura para el mismo proveedor ya se ha importado y te avisa antes de generar una doble alta de stock.
¿Puedo adjuntar el archivo XML o PDF de la factura recibida? Sí, el contenido del documento original permanece vinculado al registro para tenerlo siempre disponible.
¿Las facturas de proveedores afectan a las estadísticas de costes y al margen de las reparaciones? Sí, se incluyen en los informes y permiten calcular correctamente el margen real entre el coste de compra de los repuestos y el precio aplicado en el taller.
