Um centro de reparação de smartphones e PC não move apenas mercadoria para venda: move constantemente dispositivos entre uma loja e outra, para um laboratório externo especializado numa reparação que não pode ser feita na loja, ou de volta ao cliente após uma reparação realizada noutro local. A guia de transporte (DDT) acompanha fisicamente estas deslocações, conforme exigido pela legislação: o Fixh IT gera-a em poucos cliques diretamente a partir do software, sem necessidade de ferramentas externas ou modelos Word preenchidos à mão.
Porque é importante para um centro de assistência
Na gestão diária de uma oficina de reparação, é frequente que um dispositivo tenha de viajar sem que se trate de uma venda: um iPhone que vai de uma loja satélite para a sede principal porque só lá está o técnico especializado em soldadura de placas, um lote de PC empresariais recolhidos de um cliente e transportados para o laboratório para diagnóstico, uma peça defeituosa devolvida ao fornecedor. Em todos estes casos, a mercadoria move-se fisicamente mas ainda não é faturada: a guia de transporte é o documento que a acompanha legalmente durante o trajeto, registando o que viaja, de onde para onde e por que motivo.
Como funciona na prática
Cria-se uma guia de transporte indicando remetente, destinatário e o motivo do transporte: entre os motivos disponíveis estão venda, devolução, reparação, oferta, consignação e outro. O motivo "reparação" foi pensado exatamente para o caso mais comum num centro de assistência — o envio de um dispositivo para um laboratório externo ou entre lojas da mesma empresa para uma intervenção técnica — e o sistema propõe-no automaticamente quando gera a guia de transporte a partir do contexto de uma reparação. Depois indica-se as condições de transporte (pago ou a pagar, ou seja, quem assume o transporte) e a lista de produtos ou dispositivos transportados com as respetivas quantidades, cada um com a sua taxa de IVA.
Uma vez preenchida, a guia de transporte pode ser impressa para acompanhar fisicamente o envio ou anexada em formato digital a um e-mail para o destinatário, por exemplo o laboratório externo que receberá o dispositivo. O documento permanece ligado à operação que o gerou e está sempre disponível no histórico de documentos da empresa, com numeração sequencial e possibilidade de pesquisa por número ou data.
Em poucos passos
- Aceda a Documentos > Guias de transporte e crie uma nova.
- Indique o destinatário: outra loja, um laboratório externo, um cliente ou um fornecedor.
- Selecione o motivo do transporte (por exemplo "reparação" para um envio a um laboratório externo, ou "devolução" para o retorno de uma peça).
- Defina as condições de transporte (pago ou a pagar) consoante quem assume o custo do envio.
- Adicione os artigos transportados com as respetivas quantidades e taxas de IVA.
- Gere a guia de transporte e imprima-a para acompanhar fisicamente o pacote, ou anexe-a ao e-mail para o destinatário.
- Consulte o histórico das guias de transporte emitidas para localizar um documento já gerado em caso de fiscalização.
Casos de uso reais
Um centro de assistência com duas lojas recebe um MacBook com uma avaria na placa lógica que só o técnico da sede principal sabe reparar: gera-se uma guia de transporte com motivo "reparação" para acompanhar a transferência do dispositivo entre as duas lojas, para que o transporte fique registado mesmo sem venda em curso.
Uma loja não dispõe internamente do equipamento de microssoldadura necessário para reparar a placa-mãe de um smartphone topo de gama, e recorre a um laboratório externo especializado: o dispositivo do cliente é enviado com uma guia de transporte motivo "reparação", e no regresso uma segunda guia acompanha a devolução do laboratório à loja.
Um cliente devolve uma peça defeituosa acabada de instalar (por exemplo uma bateria que se revelou não original): a loja reenvia-a ao fornecedor com uma guia de transporte motivo "devolução", mantendo a rastreabilidade do componente devolvido independentemente da fatura de compra original.
Conselhos e boas práticas
Use sempre o motivo correto: "reparação" para as deslocações técnicas entre lojas ou para laboratórios externos, "devolução" para as peças devolvidas, "venda" apenas quando a mercadoria é efetivamente vendida. Indique sempre o número de série ou o IMEI do dispositivo transportado na descrição da linha, para que a guia de transporte se torne também uma referência útil em caso de extravio ou disputa durante o transporte. Imprima sempre uma cópia em papel para viajar fisicamente com o pacote, mesmo quando envia a versão digital por e-mail ao destinatário.
Erros comuns a evitar
O primeiro erro é enviar um dispositivo para um laboratório externo sem qualquer documento de transporte, talvez pensando "é só para diagnóstico": em caso de fiscalização ou extravio durante o trajeto, a falta da guia de transporte complica bastante a gestão da responsabilidade. Outro erro comum é confundir a guia de transporte com o documento de venda: se a mercadoria se move mas não muda de proprietário, é preciso uma guia de transporte, não uma fatura ou um recibo. Por fim, evite deixar o campo das condições de transporte vazio ou definido aleatoriamente: saber quem assume o custo do transporte é importante, sobretudo quando o destinatário é um laboratório externo com quem tem acordos específicos.
Saiba mais
- Hub: envia reparações para laboratórios externos especializados
- Transferências de armazém entre lojas
- Fatura eletrónica e envio ao SdI
Perguntas frequentes
Quando é preciso emitir uma guia de transporte em vez de uma fatura? Quando a mercadoria ou o dispositivo são fisicamente deslocados sem se tratar necessariamente de uma venda, por exemplo uma transferência entre lojas, um envio a um laboratório externo para reparação ou uma devolução.
A guia de transporte é gerada automaticamente quando envio um dispositivo para reparação externa? O sistema propõe automaticamente o motivo "reparação" quando cria uma guia de transporte a partir do contexto de uma reparação, pelo que não precisa de o definir manualmente.
Posso indicar mais do que um dispositivo numa única guia de transporte? Sim, pode listar todos os produtos ou dispositivos transportados no mesmo envio com as respetivas quantidades e taxas de IVA.
O que indica o campo "condições de transporte"? Indica quem assume o transporte: pago (a cargo do remetente) ou a pagar (a cargo do destinatário).
A guia de transporte permanece ligada ao movimento de armazém que a gerou? Sim, para que possa sempre encontrar a guia de transporte associada a um determinado movimento de mercadoria ou dispositivo.
Posso imprimir a guia de transporte para viajar fisicamente com o pacote? Sim, pode imprimi-la em papel para acompanhar o envio ou anexá-la digitalmente a um e-mail para o destinatário.
