Serwis naprawy smartfonów i komputerów nie przewozi tylko towaru na sprzedaż: nieustannie przemieszcza urządzenia między jednym punktem sprzedaży a drugim, do wyspecjalizowanego laboratorium zewnętrznego na naprawę niemożliwą do wykonania w sklepie, lub z powrotem do klienta po naprawie wykonanej gdzie indziej. Dokument dostawy (DDT zgodnie z włoskimi przepisami) fizycznie towarzyszy tym przemieszczeniom: Fixh IT generuje go w kilku kliknięciach bezpośrednio z programu, bez potrzeby zewnętrznych narzędzi czy szablonów Word wypełnianych ręcznie.
Dlaczego jest to ważne dla serwisu
W codziennym zarządzaniu warsztatem naprawczym często zdarza się, że urządzenie musi podróżować bez sprzedaży: iPhone przewożony ze sklepu satelitarnego do siedziby głównej, ponieważ tylko tam jest technik specjalizujący się w lutowaniu płyt, partia firmowych komputerów odebranych od klienta i przewiezionych do laboratorium na diagnostykę, wadliwa część zwracana dostawcy. We wszystkich tych przypadkach towar przemieszcza się fizycznie, ale nie jest jeszcze fakturowany: dokument dostawy to dokument, który legalnie mu towarzyszy podczas transportu, rejestrując co podróżuje, skąd dokąd i z jakiego powodu.
Jak to działa w praktyce
Tworzysz dokument dostawy, podając nadawcę, odbiorcę oraz powód transportu: wśród dostępnych powodów znajdziesz sprzedaż, zwrot, naprawę, prezent, do wglądu i inny. Powód "naprawa" jest pomyślany właśnie dla najczęstszego przypadku w serwisie — wysyłki urządzenia do zewnętrznego laboratorium lub między oddziałami tej samej firmy w celu interwencji technicznej — i system proponuje go automatycznie, gdy generujesz dokument dostawy w kontekście naprawy. Następnie wskazujesz warunki frachtu (opłacony lub pobierany, czyli kto ponosi koszt transportu) oraz listę produktów lub urządzeń przewożonych wraz z ich ilościami, każdy z własną stawką VAT.
Po wypełnieniu dokument dostawy można wydrukować, aby fizycznie towarzyszył przesyłce, lub dołączyć w formie cyfrowej do e-maila dla odbiorcy, na przykład do zewnętrznego laboratorium, które otrzyma urządzenie. Dokument pozostaje powiązany z operacją, która go wygenerowała, i jest zawsze dostępny w historii dokumentów firmy, z numeracją sekwencyjną i możliwością wyszukiwania po numerze lub dacie.
Szybki przewodnik
- Przejdź do Dokumenty > Dokumenty dostawy i utwórz nowy.
- Wskaż odbiorcę: inny punkt sprzedaży, laboratorium zewnętrzne, klienta lub dostawcę.
- Wybierz powód transportu (np. "naprawa" dla wysyłki do laboratorium zewnętrznego lub "zwrot" dla odesłania części).
- Ustaw warunki frachtu (opłacony lub pobierany) w zależności od tego, kto ponosi koszt wysyłki.
- Dodaj przewożone artykuły z ich ilościami i stawkami VAT.
- Wygeneruj dokument dostawy i wydrukuj go, aby fizycznie towarzyszył paczce, lub dołącz go do e-maila dla odbiorcy.
- Sprawdzaj historię wystawionych dokumentów dostawy, aby odnaleźć już wygenerowany dokument w razie kontroli.
Rzeczywiste przypadki użycia
Serwis z dwoma punktami sprzedaży otrzymuje MacBooka z uszkodzeniem płyty logicznej, które potrafi naprawić tylko technik z siedziby głównej: generowany jest dokument dostawy z powodem "naprawa", aby towarzyszyć przeniesieniu urządzenia między dwiema siedzibami, dzięki czemu transport jest śledzony, mimo że nie ma sprzedaży w toku.
Sklep nie dysponuje wewnętrznie sprzętem do mikrolutowania potrzebnym do naprawy płyty głównej smartfona wysokiej klasy i korzysta z wyspecjalizowanego laboratorium zewnętrznego: urządzenie klienta jest wysyłane z dokumentem dostawy o powodzie "naprawa", a przy powrocie drugi dokument towarzyszy zwrotowi z laboratorium do sklepu.
Klient zwraca właśnie zainstalowaną wadliwą część (na przykład baterię, która okazała się nieoryginalna): sklep odsyła ją do dostawcy z dokumentem dostawy o powodzie "zwrot", zachowując identyfikowalność zwróconego komponentu niezależnie od pierwotnej faktury zakupu.
Wskazówki i dobre praktyki
Zawsze używaj właściwego powodu: "naprawa" dla ruchów technicznych między siedzibami lub do laboratoriów zewnętrznych, "zwrot" dla odsyłanych części, "sprzedaż" tylko wtedy, gdy towar jest rzeczywiście sprzedawany. Zawsze podawaj numer seryjny lub IMEI przewożonego urządzenia w opisie pozycji, dzięki czemu dokument dostawy staje się także przydatnym odniesieniem w razie zagubienia lub sporu podczas transportu. Zawsze drukuj papierową kopię, która ma fizycznie podróżować z paczką, nawet gdy wysyłasz wersję cyfrową e-mailem do odbiorcy.
Częste błędy, których należy unikać
Pierwszym błędem jest wysyłanie urządzenia do laboratorium zewnętrznego bez żadnego dokumentu dostawy, może myśląc "to tylko do diagnostyki": w razie kontroli lub zagubienia podczas transportu brak dokumentu dostawy znacznie komplikuje zarządzanie odpowiedzialnością. Innym częstym błędem jest mylenie dokumentu dostawy z dokumentem sprzedaży: jeśli towar się przemieszcza, ale nie zmienia właściciela, potrzebny jest dokument dostawy, a nie faktura czy paragon. Wreszcie, unikaj pozostawiania pola warunków frachtu pustego lub ustawionego losowo: wiedza o tym, kto ponosi koszt transportu, jest ważna zwłaszcza wtedy, gdy odbiorcą jest laboratorium zewnętrzne, z którym masz konkretne umowy.
Dowiedz się więcej
- Hub napraw: wysyłaj naprawy do wyspecjalizowanych laboratoriów zewnętrznych
- Transfery magazynowe między sklepami
- Faktura elektroniczna i wysyłka do SdI
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy trzeba wystawić dokument dostawy zamiast faktury? Gdy towar lub urządzenie są fizycznie przemieszczane bez konieczności sprzedaży, na przykład przy przeniesieniu między siedzibami, wysyłce do laboratorium zewnętrznego na naprawę lub zwrocie.
Czy dokument dostawy generuje się automatycznie, gdy wysyłam urządzenie do naprawy zewnętrznej? System automatycznie proponuje powód "naprawa", gdy tworzysz dokument dostawy w kontekście naprawy, więc nie musisz ustawiać go ręcznie.
Czy mogę wskazać więcej niż jedno urządzenie na jednym dokumencie dostawy? Tak, możesz wymienić wszystkie produkty lub urządzenia przewożone w tej samej przesyłce wraz z ich ilościami i stawkami VAT.
Co oznacza pole "warunki frachtu"? Wskazuje, kto ponosi koszt transportu: opłacony (na koszt nadawcy) lub pobierany (na koszt odbiorcy).
Czy dokument dostawy pozostaje powiązany z ruchem magazynowym, który go wygenerował? Tak, dzięki czemu zawsze możesz odnaleźć dokument dostawy powiązany z danym ruchem towaru lub urządzenia.
Czy mogę wydrukować dokument dostawy, aby fizycznie podróżował z paczką? Tak, możesz wydrukować go na papierze, aby towarzyszył przesyłce, lub dołączyć go cyfrowo do e-maila dla odbiorcy.
