Un centre de réparation de smartphones et PC ne déplace pas seulement de la marchandise à vendre : il déplace en permanence des appareils entre deux points de vente, vers un laboratoire externe spécialisé pour une réparation impossible en magasin, ou vers le client après une réparation effectuée ailleurs. Le bon de livraison (DDT selon la réglementation italienne) accompagne physiquement ces déplacements : Fixh IT le génère en quelques clics directement depuis le logiciel, sans avoir besoin d'outils externes ni de modèles Word remplis à la main.
Pourquoi c'est important pour un centre d'assistance
Dans la gestion quotidienne d'un atelier de réparation, il arrive souvent qu'un appareil doive voyager sans qu'il s'agisse d'une vente : un iPhone qui va d'un magasin satellite au siège principal parce que seul là-bas se trouve le technicien spécialisé en soudure sur carte, un lot de PC d'entreprise récupérés chez un client et transportés au laboratoire pour diagnostic, une pièce défectueuse renvoyée au fournisseur. Dans tous ces cas, la marchandise se déplace physiquement mais n'est pas encore facturée : le bon de livraison est le document qui l'accompagne légalement pendant le trajet, en traçant ce qui voyage, d'où vers où, et pour quelle raison.
Comment ça fonctionne en pratique
Vous créez un bon de livraison en indiquant expéditeur, destinataire et le motif du transport : parmi les motifs disponibles figurent vente, retour, réparation, cadeau, dépôt-vente et autre. Le motif "réparation" est pensé précisément pour le cas le plus courant dans un centre d'assistance — l'envoi d'un appareil vers un laboratoire externe ou entre sites de la même entreprise pour une intervention technique — et le système le propose automatiquement lorsque vous générez le bon de livraison depuis le contexte d'une réparation. Vous indiquez ensuite le port (franco ou dû, c'est-à-dire qui prend en charge le transport) et la liste des produits ou appareils transportés avec leurs quantités, chacun avec son propre taux de TVA.
Une fois rempli, le bon de livraison peut être imprimé pour accompagner physiquement l'expédition ou joint numériquement à un e-mail pour le destinataire, par exemple le laboratoire externe qui recevra l'appareil. Le document reste lié à l'opération qui l'a généré et reste toujours consultable dans l'historique documentaire de l'entreprise, avec une numérotation séquentielle et une recherche possible par numéro ou date.
Guide rapide
- Allez dans Documents > Bons de livraison et créez-en un nouveau.
- Indiquez le destinataire : un autre point de vente, un laboratoire externe, un client ou un fournisseur.
- Sélectionnez le motif du transport (par exemple "réparation" pour un envoi vers un laboratoire externe, ou "retour" pour le renvoi d'une pièce).
- Configurez le port (franco ou dû) selon qui prend en charge le coût de l'expédition.
- Ajoutez les articles transportés avec leurs quantités et taux de TVA.
- Générez le bon de livraison et imprimez-le pour accompagner physiquement le colis, ou joignez-le à l'e-mail pour le destinataire.
- Consultez l'historique des bons de livraison émis pour retrouver un document déjà généré en cas de contrôle.
Cas d'usage réels
Un centre d'assistance avec deux points de vente reçoit un MacBook avec une panne de carte logique que seul le technicien du siège principal sait réparer : un bon de livraison avec motif "réparation" est généré pour accompagner le transfert de l'appareil entre les deux sites, de sorte que le transport est tracé même en l'absence de vente en cours.
Un magasin ne dispose pas en interne de l'équipement de microsoudure nécessaire pour réparer la carte mère d'un smartphone haut de gamme, et fait appel à un laboratoire externe spécialisé : l'appareil du client est expédié avec un bon de livraison motif "réparation", et au retour un second bon accompagne la restitution du laboratoire au magasin.
Un client retourne une pièce défectueuse tout juste installée (par exemple une batterie qui s'est révélée non originale) : le magasin la renvoie au fournisseur avec un bon de livraison motif "retour", en gardant la traçabilité du composant retourné indépendamment de la facture d'achat d'origine.
Conseils et bonnes pratiques
Utilisez toujours le motif correct : "réparation" pour les mouvements techniques entre sites ou vers des laboratoires externes, "retour" pour les pièces renvoyées, "vente" uniquement lorsque la marchandise est réellement vendue. Indiquez toujours le numéro de série ou l'IMEI de l'appareil transporté dans la description de la ligne, afin que le bon de livraison devienne aussi une référence utile en cas de perte ou de litige pendant le transport. Imprimez toujours une copie papier destinée à voyager physiquement avec le colis, même lorsque vous envoyez la version numérique par e-mail au destinataire.
Erreurs courantes à éviter
La première erreur consiste à faire voyager un appareil vers un laboratoire externe sans aucun document de transport, en se disant peut-être que "ce n'est qu'un diagnostic" : en cas de contrôle ou de perte pendant le trajet, l'absence de bon de livraison complique nettement la gestion de la responsabilité. Une autre erreur courante est de confondre le bon de livraison avec le document de vente : si la marchandise se déplace mais ne change pas de propriétaire, il faut un bon de livraison, pas une facture ni un ticket. Enfin, évitez de laisser le champ port vide ou renseigné au hasard : savoir qui prend en charge le coût du transport est important, surtout lorsque le destinataire est un laboratoire externe avec lequel vous avez des accords spécifiques.
Pour aller plus loin
- Hub : envoyez des réparations à des laboratoires externes spécialisés
- Transferts de stock entre sites
- Facture électronique et envoi au SdI
Questions fréquentes
Quand faut-il émettre un bon de livraison plutôt qu'une facture ? Lorsque la marchandise ou l'appareil est physiquement déplacé sans qu'il s'agisse nécessairement d'une vente, par exemple un transfert entre sites, un envoi vers un laboratoire externe pour réparation ou un retour.
Le bon de livraison est-il généré automatiquement quand j'envoie un appareil en réparation externe ? Le système propose automatiquement le motif "réparation" lorsque vous créez un bon de livraison depuis le contexte d'une réparation, vous n'avez donc pas à le configurer manuellement.
Puis-je indiquer plusieurs appareils sur un même bon de livraison ? Oui, vous pouvez lister tous les produits ou appareils transportés dans la même expédition avec leurs quantités et taux de TVA.
Que signifie le champ "port" ? Il indique qui prend en charge le transport : franco (à la charge de l'expéditeur) ou dû (à la charge du destinataire).
Le bon de livraison reste-t-il lié au mouvement de stock qui l'a généré ? Oui, vous pouvez ainsi toujours retrouver le bon de livraison associé à un mouvement donné de marchandise ou d'appareil.
Puis-je imprimer le bon de livraison pour qu'il voyage physiquement avec le colis ? Oui, vous pouvez l'imprimer sur papier pour accompagner l'expédition ou le joindre numériquement à un e-mail pour le destinataire.
