Un centro de reparación de smartphones y PC no solo mueve mercancía para vender: mueve continuamente dispositivos entre un punto de venta y otro, hacia un laboratorio externo especializado para una reparación que no se puede hacer en tienda, o de vuelta al cliente tras una reparación realizada en otro lugar. El albarán de entrega (DDT según la normativa italiana) acompaña físicamente estos desplazamientos: Fixh IT lo genera en pocos clics directamente desde el programa, sin necesidad de herramientas externas ni plantillas Word rellenadas a mano.
Por qué es importante para un centro de asistencia
En la gestión diaria de un taller de reparación es habitual que un dispositivo tenga que viajar sin que se trate de una venta: un iPhone que va de una tienda satélite a la sede principal porque solo allí está el técnico especializado en soldadura de placas, un lote de PC corporativos recogidos de un cliente y transportados al laboratorio para diagnóstico, un repuesto defectuoso devuelto al proveedor. En todos estos casos la mercancía se mueve físicamente pero aún no se factura: el albarán es el documento que la acompaña legalmente durante el trayecto, registrando qué viaja, de dónde a dónde y por qué motivo.
Cómo funciona en la práctica
Se crea un albarán indicando remitente, destinatario y el motivo del transporte: entre los motivos disponibles están venta, devolución, reparación, obsequio, a prueba y otro. El motivo "reparación" está pensado precisamente para el caso más común en un centro de asistencia —el envío de un dispositivo a un laboratorio externo o entre sedes de la misma empresa para una intervención técnica— y el sistema lo propone automáticamente cuando generas el albarán desde el contexto de una reparación. A continuación se indica el porte (pagado o debido, es decir, quién asume el transporte) y la lista de productos o dispositivos transportados con sus cantidades, cada uno con su tipo de IVA.
Una vez completado, el albarán puede imprimirse para acompañar físicamente el envío o adjuntarse en formato digital a un correo para el destinatario, por ejemplo el laboratorio externo que recibirá el dispositivo. El documento permanece vinculado a la operación que lo generó y siempre está disponible en el historial de documentos de la empresa, con numeración correlativa y posibilidad de búsqueda por número o fecha.
Guía rápida
- Ve a Documentos > Albaranes y crea uno nuevo.
- Indica el destinatario: otro punto de venta, un laboratorio externo, un cliente o un proveedor.
- Selecciona el motivo del transporte (por ejemplo "reparación" para un envío a un laboratorio externo, o "devolución" para el retorno de un repuesto).
- Configura el porte (pagado o debido) según quién asuma el coste del envío.
- Añade los artículos transportados con sus cantidades y tipos de IVA.
- Genera el albarán e imprímelo para acompañar físicamente el paquete, o adjúntalo al correo para el destinatario.
- Consulta el historial de albaranes emitidos para localizar un documento ya generado en caso de control.
Casos de uso reales
Un centro de asistencia con dos puntos de venta recibe un MacBook con una avería en la placa lógica que solo el técnico de la sede principal sabe reparar: se genera un albarán con motivo "reparación" para acompañar el traslado del dispositivo entre las dos sedes, de modo que el transporte queda registrado aunque no haya ninguna venta en curso.
Una tienda no dispone internamente del equipo de microsoldadura necesario para reparar la placa base de un smartphone de gama alta, y recurre a un laboratorio externo especializado: el dispositivo del cliente se envía con un albarán motivo "reparación", y al regreso un segundo albarán acompaña la devolución del laboratorio a la tienda.
Un cliente devuelve un repuesto defectuoso recién instalado (por ejemplo una batería que resultó no ser original): la tienda lo reenvía al proveedor con un albarán motivo "devolución", manteniendo la trazabilidad del componente devuelto independientemente de la factura de compra original.
Consejos y buenas prácticas
Usa siempre el motivo correcto: "reparación" para los movimientos técnicos entre sedes o hacia laboratorios externos, "devolución" para los repuestos devueltos, "venta" solo cuando la mercancía se vende realmente. Indica siempre el número de serie o el IMEI del dispositivo transportado en la descripción de la línea, así el albarán también se convierte en una referencia útil en caso de pérdida o disputa durante el transporte. Imprime siempre una copia en papel para que viaje físicamente con el paquete, incluso cuando envíes la versión digital por correo al destinatario.
Errores comunes que evitar
El primer error es enviar un dispositivo a un laboratorio externo sin ningún documento de transporte, pensando quizá que "total, es solo para un diagnóstico": en caso de control o pérdida durante el trayecto, la falta de albarán complica bastante la gestión de la responsabilidad. Otro error habitual es confundir el albarán con el documento de venta: si la mercancía se mueve pero no cambia de propietario, se necesita un albarán, no una factura o un ticket. Por último, evita dejar el campo de porte vacío o configurado al azar: saber quién asume el coste del transporte es importante, sobre todo cuando el destinatario es un laboratorio externo con el que tienes acuerdos específicos.
Más información
- Hub: envía reparaciones a laboratorios externos especializados
- Traslados de almacén entre sedes
- Factura electrónica y envío al SdI
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hace falta emitir un albarán en lugar de una factura? Cuando la mercancía o el dispositivo se mueven físicamente sin que se trate necesariamente de una venta, por ejemplo un traslado entre sedes, un envío a un laboratorio externo para reparación o una devolución.
¿El albarán se genera automáticamente cuando envío un dispositivo a reparación externa? El sistema propone automáticamente el motivo "reparación" cuando creas un albarán desde el contexto de una reparación, así que no tienes que configurarlo manualmente.
¿Puedo indicar más de un dispositivo en un mismo albarán? Sí, puedes listar todos los productos o dispositivos transportados en el mismo envío con sus cantidades y tipos de IVA.
¿Qué indica el campo "porte"? Indica quién asume el transporte: pagado (a cargo del remitente) o debido (a cargo del destinatario).
¿El albarán queda vinculado al movimiento de almacén que lo generó? Sí, así puedes remontarte siempre al albarán asociado a un determinado movimiento de mercancía o dispositivo.
¿Puedo imprimir el albarán para que viaje físicamente con el paquete? Sí, puedes imprimirlo en papel para acompañar el envío o adjuntarlo digitalmente a un correo para el destinatario.
