Die Daten Ihres Geschäfts gehören Ihnen. Mit der Funktion Ihre Daten von Fixh IT kann ein Administrator jederzeit ein ZIP-Archiv mit allen Unternehmensdaten herunterladen: Reparaturen, PDF-Dokumente (und XML für E-Rechnungen), Belege, Kunden, Filialen und Mitarbeiter. Das ist nützlich als persönliche Sicherung, zur Weitergabe an den Steuerberater oder um die vollständige Historie stets griffbereit zu haben.
Warum das für ein Servicezentrum wichtig ist
Wer sich für eine Cloud-Software entscheidet, vertraut ihr Jahre an Arbeit an. Alles mit einem Klick in lesbaren Formaten exportieren zu können, garantiert Ihnen, nie gebunden zu sein: Reparaturhistorie, Steuerdokumente und Kundenkartei sind jederzeit wiederherstellbar, auch außerhalb der Plattform.
In der Praxis
Die Funktion befindet sich in den Unternehmenseinstellungen im Bereich Ihre Daten und ist den Administratoren des Unternehmens vorbehalten. Wenn Sie den Export anfordern, erstellt die Software das Archiv im Hintergrund: Das kann einige Minuten bis eine Stunde dauern, und Sie können die Seite in der Zwischenzeit schließen. Ist es fertig, erhalten Sie eine Benachrichtigung und eine E-Mail; das Archiv bleibt 7 Tage herunterladbar.
Sie können auch die Reparaturfotos einschließen, wobei das Archiv dann deutlich größer wird. Aus Sicherheitsgründen sind Passwörter, Tokens und geheime Schlüssel vom Export ausgeschlossen, einschließlich PINs und Passwörtern der Kundengeräte. Im selben Bereich sehen Sie die letzten Exporte mit ihrem Status.
Kurzanleitung
- Öffnen Sie Verwaltung > Unternehmen > Unternehmenseinstellungen.
- Gehen Sie zum Bereich Ihre Daten.
- Entscheiden Sie, ob Reparaturfotos enthalten sein sollen.
- Klicken Sie auf Alle Daten exportieren und bestätigen Sie.
- Warten Sie auf die Benachrichtigung oder E-Mail, dass das Archiv bereit ist.
- Kehren Sie zum Bereich zurück und laden Sie das ZIP innerhalb von 7 Tagen herunter.
Reale Anwendungsfälle
Ein Inhaber lädt am Jahresende das vollständige Archiv herunter und bewahrt es als persönliche Kopie auf einer externen Festplatte auf.
Der Steuerberater verlangt alle PDFs und XML-Dateien der E-Rechnungen des Jahres: Das Unternehmen findet sie bereits fertig im Archiv.
Ein Unternehmen, das eine Filiale schließt, exportiert die Daten vor der Umstrukturierung, um eine vollständige Historie zu behalten.
Tipps und bewährte Praktiken
Exportieren Sie regelmäßig, zum Beispiel zum Ende des Geschäftsjahres. Schließen Sie Fotos nur ein, wenn Sie sie wirklich brauchen, damit das Archiv schlank bleibt. Bewahren Sie das ZIP an einem geschützten Ort auf: Es enthält personenbezogene Daten Ihrer Kunden. Zur Verwaltung von Einwilligungen siehe Datenschutz- und Marketingeinwilligungen.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Lassen Sie den Link nicht verfallen: Nach 7 Tagen ist das Archiv nicht mehr herunterladbar und muss neu angefordert werden. Starten Sie keinen zweiten Export, während der erste vorbereitet wird: Die Software verhindert das.
Häufig gestellte Fragen
Wer kann Daten exportieren? Nur die Administratoren des Unternehmens.
Was enthält das Archiv? Reparaturen, PDF-Dokumente, XML-Dateien der E-Rechnungen, Belege, Kunden, Filialen und Mitarbeiter sowie Fotos, wenn Sie sie einschließen.
Werden Daten ausgeschlossen? Ja, Passwörter, Tokens, geheime Schlüssel sowie PINs oder Passwörter von Geräten werden nicht exportiert.
Kostet der Export Credits? Nein.
