بيانات نشاطك ملك لك. من خلال ميزة بياناتك في Fixh IT يستطيع المسؤول في أي وقت تنزيل أرشيف ZIP يضم كل بيانات الشركة: الإصلاحات، والمستندات بصيغة PDF (وXML للفواتير الإلكترونية)، والإيصالات، والعملاء، والمتاجر، والموظفين. وهو مفيد كنسخة احتياطية شخصية، أو لتسليم البيانات إلى المحاسب، أو لامتلاك التاريخ الكامل في متناول اليد دائمًا.
لماذا هذا مهم لمركز الصيانة
اختيار نظام سحابي يعني أن تأتمنه على سنوات من العمل. إن القدرة على تصدير كل شيء بنقرة واحدة وبصيغ مقروءة تضمن لك ألا تبقى مقيدًا أبدًا: تعلم أن تاريخ الإصلاحات والمستندات الضريبية وسجل العملاء يمكن استرجاعها دائمًا، حتى خارج المنصة.
من الناحية العملية
توجد الميزة في إعدادات الشركة، في قسم بياناتك، وهي مخصصة لمسؤولي الشركة. عندما تطلب التصدير يُعدّ النظام الأرشيف في الخلفية: قد يستغرق ذلك من بضع دقائق إلى ساعة، ويمكنك إغلاق الصفحة في الأثناء. وعندما يصبح جاهزًا تتلقى إشعارًا ورسالة بريد إلكتروني؛ ويبقى الأرشيف متاحًا للتنزيل لمدة 7 أيام.
يمكنك اختيار تضمين صور الإصلاحات أيضًا، مع العلم أن الأرشيف سيصبح أكبر بكثير. ولأسباب أمنية تُستبعد من التصدير كلمات المرور والرموز والمفاتيح السرية، بما في ذلك رموز PIN وكلمات مرور أجهزة العملاء. وفي القسم نفسه ترى قائمة عمليات التصدير الأخيرة مع حالتها.
دليل سريع
- افتح الإدارة > الشركة > إعدادات الشركة.
- انتقل إلى قسم بياناتك.
- قرر ما إذا كنت ستضمّن صور الإصلاحات.
- انقر على تصدير كل البيانات وأكّد.
- انتظر الإشعار أو البريد الإلكتروني بجاهزية الأرشيف.
- عُد إلى القسم ونزّل ملف ZIP خلال 7 أيام.
حالات استخدام حقيقية
ينزّل مالك في نهاية السنة الأرشيف الكامل ويحفظه على قرص خارجي كنسخة شخصية.
يطلب المحاسب كل ملفات PDF وXML للفواتير الإلكترونية للسنة: تجدها الشركة جاهزة في الأرشيف.
شركة تغلق أحد متاجرها تصدّر البيانات قبل إعادة التنظيم للاحتفاظ بتاريخ كامل.
نصائح وأفضل الممارسات
قم بالتصدير دوريًا، مثلًا في نهاية السنة المالية. ضمّن الصور فقط عندما تحتاجها فعلًا لتبقي الأرشيف خفيفًا. احفظ ملف ZIP في مكان محمي: فهو يحتوي على البيانات الشخصية لعملائك. ولإدارة الموافقات راجع موافقات الخصوصية والتسويق.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
لا تدع الرابط ينتهي: بعد 7 أيام لا يمكن تنزيل الأرشيف ويجب طلبه من جديد. لا تبدأ تصديرًا ثانيًا أثناء إعداد الأول: النظام يمنع ذلك.
الأسئلة الشائعة
من يمكنه تصدير البيانات؟ مسؤولو الشركة فقط.
ماذا يحتوي الأرشيف؟ الإصلاحات، والمستندات بصيغة PDF، وملفات XML للفواتير الإلكترونية، والإيصالات، والعملاء، والمتاجر، والموظفين، إضافة إلى الصور إذا ضمّنتها.
هل هناك بيانات مستبعدة؟ نعم، لا تُصدَّر كلمات المرور والرموز والمفاتيح السرية ورموز PIN أو كلمات مرور الأجهزة.
هل يستهلك التصدير أرصدة؟ لا.
